PENGERTIAN, TUGAS DAN FUNGSI PENGADMINISTRASI PERKANTORAN

 

Jika Anda ingin memahami fungsi administrasi perkantoran, pengertian awal yang harus Anda ketahui adalah tentang apa itu administrasi.

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.

Meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi yang mau tidak mau harus berhubungan dengan urusan-urusan kantor dewasa ini membuat istilah administrasi perkantoran semakin populer dikenal.

Orang/Person/Pegawai yang melakukan kegiatan administarsi Perkantoran disebut Pengadministrasi Perkantoran

Meski demikian, yang dipahami masih terbatas dalam arti sempit yaitu administrasi sebagai sebagai tata usaha. Lantas, bagaimana sebenarnya pengertian dan fungsi administrasi perkantoran itu? Berikut ulasan lengkapnya.

 

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah frasa yang digunakan untuk merujuk pada manajemen kantor sehari-hari. Dengan kata lain, agar kantor dapat beroperasi secara efektif, Anda perlu melakukan berbagai tugas dan petugas yang memungkinkan perusahaan mengelola kantornya dengan baik.

Misalnya, administrasi perkantoran dapat mencakup hal-hal seperti pemeliharaan kantor, kegiatan perencanaan keuangan, kegiatan pencatatan dan pengarsipan, logistik fisik, penagihan dan pembuatan faktur, dan sebagainya.

 

Tugas administrasi biasanya menjadi tanggung jawab seorang administrator kantor atau manajer. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kegiatan administrasi kantor perusahaan dilakukan dengan baik dan tepat waktu, mengutip smartcapitalmind.com.

Tergantung pada struktur operasi umum organisasi, dan kompleksitas tugas yang terkait dengan operasi secara umum, tanggung jawab manajer atau administrator dapat fokus pada beberapa tugas inti, atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Seperti namanya, fungsi administrasi perkantoran dalam perusahaan yang paling utama adalah untuk memastikan kantor beroperasi secara efisien dan tepat sehingga personel kantor dapat menyelesaikan tugasnya masing-masing. Semakin kantor dikelola secara efisien, semakin banyak karyawan kantor akan senang dan puas bekerja.

Fungsi administrasi perkantoran sendiri sangat penting bagi sebuah perusahaan. Dikutip dari incorporated.zone, individu yang bekerja menjalankan fungsi administrasi perkantoran harus dapat melakukan berbagai tugas, seperti:

Mengatur file Membuat pengaturan perjalanan Menjadwalkan janji temu Mengelola pemesanan ruang rapat Menangani dokumen Mengarsipkan dokumen Menjawab panggilan telepon Menanggapi klien Menjawab pertanyaan personel kantor Menangani logistik kantor Mengelola perlengkapan kantor Memastikan peralatan kantor berfungsi dengan baik Memastikan kantor terpelihara dengan baik Berurusan dengan kontraktor dan pihak eksternal

Ketika sebuah perusahaan mampu menyediakan kantor yang menyenangkan dan berfungsi dengan baik kepada karyawannya, hal ini akan meningkatkan kepuasan staf kantor yang tentu akan berpengaruh juga pada level produktivitas mereka.

 

Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran

Tugas utama yang terkait dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan kantor dan karyawan di dalam kantor. Umumnya, administrator kantor bertanggung jawab atas semua tugas yang terkait dengan pengelolaan kantor.

Melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara terstruktur. Admin kantor juga perlu membangun hubungan baik dengan setiap karyawan. Karena lagi-lagi bidang yang dikerjakannya ini akan berhubungan dengan karyawan dan manejemen

Dengan kata lain, tugas administrasi kantor terdiri dari memastikan bahwa semua staf kantor memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk menjadi produktif dalam pekerjaan mereka.

 

• Misalnya, tugas administrasi kantor dapat terdiri dari memberikan dukungan kepada karyawan kantor dengan logistik kantor, pengaturan, dan situasi tidak biasa lainnya yang mungkin timbul.
• Administrasi kantor juga bertugas untuk memastikan bahwa kantor dikelola sesuai dengan anggaran perusahaan dan dilengkapi dengan baik untuk karyawan kantor.
• Misalnya, administrator kantor akan memastikan bahwa peralatan kantor berfungsi dengan baik, staf memiliki perlengkapan dan bahan kantor properti untuk melakukan pekerjaan mereka, dan kantor dirawat dengan baik. Semua tugas ini juga harus sesuai dengan anggaran yang dialokasikan oleh perusahaan.
• Meskipun peran administrasi kantor adalah untuk memastikan bahwa kantor berfungsi dengan baik, setiap perusahaan akan secara spesifik menentukan kebutuhan khusus untuk peran tersebut. Misalnya, administrator kantor dapat diberikan tugas penagihan dan pembuatan faktur selain mengelola kantor.